Microsoft continue de faire évoluer Universal Print.
Après l’impression cloud, une nouvelle fonctionnalité intéressante vient d’apparaître dans la roadmap Microsoft 365 :
Universal Print : le scan arrive dans le cloud ?
L’objectif annoncé est simple : permettre aux utilisateurs de scanner des documents depuis une imprimante multifonction compatible, puis de recevoir une notification par e-mail lorsque le scan est prêt à être téléchargé.
Sur le papier, ce n’est pas forcément la fonctionnalité la plus impressionnante de la roadmap.
Mais pour les administrateurs Modern Workplace, c’est une évolution qui mérite clairement d’être suivie.
❓Pourquoi cette annonce est intéressante ?
Universal Print est déjà une brique importante pour moderniser la gestion de l’impression dans Microsoft 365.
L’objectif est de réduire la dépendance aux serveurs d’impression traditionnels, aux pilotes installés localement, et aux configurations historiques difficiles à maintenir.
Jusqu’ici, Universal Print répondait surtout à un besoin :
À retenir :
Déplacer la gestion de l’impression vers le cloud, directement dans l’écosystème Microsoft 365.
Avec Scan with Universal Print, Microsoft semble vouloir aller plus loin.
L’idée n’est plus uniquement de moderniser l’impression, mais aussi de commencer à moderniser certains usages autour des imprimantes multifonctions.
Et dans beaucoup d’entreprises, le scan reste encore un sujet très classique, souvent basé sur :
- du scan vers e-mail via SMTP ;
- du scan vers un partage réseau SMB ;
- des carnets d’adresses configurés directement sur les copieurs ;
- des outils constructeurs ;
- des configurations différentes selon les sites ou les modèles d’imprimantes.
Le vrai intérêt :
Réduire encore un peu plus les dépendances locales autour des multifonctions.
📌 Ce que Microsoft annonce
La fonctionnalité est actuellement présente dans la roadmap Microsoft 365 sous le nom :
Voici les informations principales disponibles dans la roadmap :
| Élément | Information |
|---|---|
| Roadmap ID | 519572 |
| Statut | In development |
| Preview disponible | Décembre 2026 |
| Début du rollout | Juin 2027 |
| Plateformes | Desktop, Mac, Web |
| Clouds concernés | Worldwide, GCC, GCC High, DoD |
Le scénario décrit par Microsoft est assez simple :
Scénario utilisateur :
Je scanne un document depuis mon imprimante multifonction compatible, puis je reçois un e-mail lorsque mon scan est prêt à être téléchargé.
À ce stade, il faut voir cette fonctionnalité comme une extension logique d’Universal Print vers les usages de scan.
🖨️ Pourquoi c’est utile côté terrain ?
Dans les environnements Microsoft 365 modernes, on cherche souvent à supprimer ou réduire les dépendances historiques.
Pour l’impression, Universal Print répond déjà à une partie du besoin.
Mais dans la réalité, les imprimantes multifonctions ne servent pas uniquement à imprimer.
Elles servent aussi à scanner des documents vers :
- une adresse e-mail ;
- une boîte partagée ;
- un dossier réseau ;
- un espace documentaire ;
- un outil métier.
Et c’est souvent là que les choses se compliquent.
Le problème classique :
On modernise les postes, on supprime les serveurs d’impression, on passe en cloud-first… mais le scan continue parfois de dépendre d’un relais SMTP, d’un partage SMB ou d’une configuration locale sur le copieur.
Avec Scan with Universal Print, Microsoft pourrait simplifier une partie de ce sujet.
Pas forcément pour tous les scénarios avancés, mais au moins pour les besoins simples de scan utilisateur.
☁️ Une continuité logique pour Universal Print
Universal Print est présenté par Microsoft comme une solution d’impression cloud sécurisée, fiable, et pensée pour simplifier l’administration.
La logique est claire :
- réduire le besoin en serveurs d’impression ;
- centraliser la gestion dans Microsoft 365 ;
- simplifier l’expérience utilisateur ;
- limiter les contraintes liées aux pilotes ;
- faciliter les environnements hybrides ou cloud-first.
Avec l’arrivée du scan, Universal Print commence à couvrir un périmètre plus large autour des multifonctions.
Mon interprétation :
Microsoft ne veut probablement pas faire d’Universal Print une simple solution d’impression, mais une brique plus complète pour gérer les usages documentaires de base autour des imprimantes multifonctions.
Pour les organisations déjà très engagées dans Microsoft 365, c’est cohérent.
Surtout dans les environnements où l’on essaie de supprimer progressivement les serveurs locaux, les partages réseau historiques et les configurations manuelles sur les équipements.
🔐 Les points de sécurité à surveiller
La fonctionnalité semble pratique, mais elle soulève aussi plusieurs questions importantes.
La roadmap indique que l’utilisateur recevra un e-mail lorsque le scan sera prêt à être téléchargé.
Avant d’envisager un déploiement large, il faudra donc comprendre précisément comment Microsoft gère le cycle de vie du document scanné.
| Point à vérifier | Pourquoi c’est important |
|---|---|
| Stockage du document | Il faudra savoir où le fichier scanné est stocké. |
| Durée de disponibilité | Un document scanné ne doit pas rester disponible indéfiniment sans contrôle. |
| Accès au téléchargement | Il faudra vérifier si le lien est nominatif, sécurisé et non partageable. |
| Audit | Les administrateurs auront besoin de logs pour tracer les usages. |
| Conformité | Il faudra surveiller les possibilités d’intégration avec Purview, rétention ou eDiscovery. |
Attention :
Tant que la documentation détaillée n’est pas disponible, il ne faut pas présenter cette fonctionnalité comme une solution de GED, de coffre-fort documentaire ou d’archivage sécurisé.
Pour des documents simples, le scénario semble très intéressant.
Pour des documents RH, financiers, juridiques ou sensibles, il faudra attendre plus d’informations.
🧩 Les limites à anticiper
Comme souvent avec Universal Print, la question de la compatibilité matérielle sera essentielle.
Toutes les imprimantes multifonctions ne seront probablement pas compatibles dès le départ.
Il faudra vérifier plusieurs éléments :
- les modèles réellement supportés ;
- les constructeurs partenaires ;
- les prérequis firmware ;
- le comportement avec les imprimantes Universal Print ready ;
- le support ou non des imprimantes passant par un connecteur ;
- les différences d’expérience entre Windows, macOS et le web.
À garder en tête :
La fonctionnalité est encore en développement. Les dates de roadmap Microsoft peuvent évoluer, et il est préférable d’attendre la preview avant de construire un projet autour de cette annonce.
👨💻 Cas d’usage concrets
Cette fonctionnalité pourrait être utile dans plusieurs contextes.
🏢 Entreprises cloud-first
Pour les organisations qui ont déjà supprimé une grande partie de leur infrastructure locale, le scan reste parfois l’un des derniers sujets encore dépendants de configurations historiques.
Scan with Universal Print pourrait aider à simplifier cette transition.
🏬 Sites distants et agences
Dans les environnements multi-sites, chaque agence dispose souvent d’un ou plusieurs multifonctions.
Centraliser une partie de l’expérience de scan dans Microsoft 365 pourrait réduire les configurations locales et faciliter le support.
💻 Environnements Windows et macOS
Le support annoncé de Desktop, Mac et Web est intéressant.
Dans les environnements mixtes, la gestion de l’impression et du scan peut rapidement devenir hétérogène.
Une expérience plus unifiée serait donc bienvenue.
🛡️ Environnements publics ou réglementés
La présence de GCC, GCC High et DoD dans la roadmap montre que Microsoft vise aussi des environnements sensibles.
Mais il faudra attendre la documentation officielle pour confirmer les capacités réelles côté conformité, audit et stockage.
Mon avis
Cette annonce n’est probablement pas celle qui fera le plus de bruit dans la roadmap Microsoft 365.
Pourtant, je la trouve intéressante.
Universal Print est souvent vu comme une solution permettant surtout de remplacer les serveurs d’impression.
Avec Scan with Universal Print, Microsoft commence à adresser un sujet plus large : la modernisation des usages autour des imprimantes multifonctions.
Ce que j’aime :
La fonctionnalité va dans le sens des environnements cloud-first : moins de dépendance à l’infrastructure locale, moins de configuration manuelle, et une expérience plus intégrée à Microsoft 365.
Ce que je surveillerai :
La compatibilité des multifonctions, la sécurité du téléchargement, la durée de conservation des fichiers, les logs disponibles et les éventuelles limites de licence.
À ce stade, je vois surtout cette roadmap comme un signal.
Microsoft continue d’étendre Universal Print pour en faire une brique plus complète du poste de travail moderne.
Et vous ?
Est-ce que le scan fait encore partie des sujets compliqués à gérer dans vos environnements Microsoft 365 ?
