Le propriétaire d’une réunion Teams quitte l’entreprise.
Jusqu’à présent, la réponse était généralement assez frustrante :
- annuler la réunion existante ;
- créer une nouvelle invitation ;
- communiquer un nouveau lien aux participants ;
- et recommencer pour toutes les séries récurrentes concernées.
Autant dire que pour une réunion hebdomadaire réunissant plusieurs dizaines de personnes, la manipulation pouvait rapidement devenir pénible.
Microsoft vient enfin d’apporter une réponse avec une nouvelle cmdlet Exchange Online PowerShell :
Invoke-ChangeMeetingOrganizer
Elle permet de transférer l’organisation d’une réunion ou d’une série récurrente vers un autre utilisateur de la même organisation Exchange Online.
Mais attention : dans le cas d’une réunion Teams, le fonctionnement comporte une nuance importante.
Ce que permet réellement InvokeChangeMeetingOrganizer
La cmdlet transfère les prochaines occurrences d’une réunion vers le calendrier du nouvel organisateur.
Une fois le transfert effectué, celui-ci peut administrer les propriétés de l’événement :
- la date et l’heure ;
- la récurrence ;
- la liste des participants ;
- le titre et la description ;
- les futures modifications de la série.
À retenir :
Le transfert prend effet à partir de la prochaine occurrence de la série ou à partir d’une date future définie par l’administrateur.
Les anciennes occurrences restent dans le calendrier de l’organisateur initial.
Le précédent organisateur n’est pas automatiquement ajouté comme participant à la réunion transférée.
S’il doit continuer à y participer, le nouvel organisateur devra l’inviter manuellement.
Avant et maintenant
| Avant | Avec la nouvelle cmdlet |
|---|---|
| Recréer manuellement la série | Transférer les futures occurrences |
| Réinviter tous les participants | Mise à jour silencieuse pour les participants internes |
| Perdre la configuration de la récurrence | Conserver les propriétés de l’événement |
| Gérer chaque réunion manuellement | Transférer directement la série avec PowerShell |
Comment utiliser la cmdlet ?
La cmdlet est disponible dans Exchange Online PowerShell.
Il faut donc commencer par se connecter au service :
Connect-ExchangeOnlineTransférer une réunion à partir de son objet
Lorsque l’objet permet d’identifier une seule réunion, la commande peut être exécutée ainsi :
Invoke-ChangeMeetingOrganizer `
-Identity "ancien.organisateur@contoso.com" `
-Subject "Réunion hebdomadaire du projet" `
-NewOrganizer "nouvel.organisateur@contoso.com"Si plusieurs réunions possèdent le même objet, PowerShell retourne la liste des événements correspondants.
Il faudra alors récupérer l’identifiant de la bonne série et utiliser le paramètre EventId.
Transférer une réunion avec son EventId
Invoke-ChangeMeetingOrganizer `
-Identity "ancien.organisateur@contoso.com" `
-EventId "AAMkAGRlMGI0..." `
-NewOrganizer "nouvel.organisateur@contoso.com"Choisir une date de transfert
Par défaut, le transfert commence à partir de la prochaine occurrence.
Il est également possible de choisir une date future avec le paramètre TransferSeriesStartDate :
Invoke-ChangeMeetingOrganizer `
-Identity "ancien.organisateur@contoso.com" `
-Subject "Réunion hebdomadaire du projet" `
-NewOrganizer "nouvel.organisateur@contoso.com" `
-TransferSeriesStartDate "01/09/2026"Conseil :
Utilisez d’abord le paramètre -WhatIf afin de vérifier l’action qui sera réalisée sans appliquer immédiatement le transfert.
Invoke-ChangeMeetingOrganizer `
-Identity "ancien.organisateur@contoso.com" `
-Subject "Réunion hebdomadaire du projet" `
-NewOrganizer "nouvel.organisateur@contoso.com" `
-WhatIfAttention aux réunions Teams
C’est probablement le point le plus important à connaître avant d’utiliser cette cmdlet.
Le transfert modifie l’organisateur de l’événement dans Exchange Online, mais il ne modifie pas automatiquement l’organisateur de la réunion Teams associée.
Concrètement :
- le nouvel utilisateur devient bien organisateur de l’événement Outlook ;
- mais il peut ne pas disposer des droits nécessaires pour administrer la réunion Teams existante ;
- Microsoft recommande de mettre à jour la série avec de nouvelles informations de réunion Teams.
On ne peut donc pas résumer cette nouveauté par :
« On change l’organisateur tout en conservant exactement le même lien Teams. »
La réalité est plus nuancée.
La cmdlet évite bien de recréer manuellement l’événement et sa récurrence, mais la partie réunion en ligne peut nécessiter une mise à jour par le nouvel organisateur.
Le même point de vigilance s’applique aux pièces jointes et liens OneDrive : le nouvel organisateur peut ne pas avoir accès aux fichiers ajoutés par l’ancien propriétaire.
Quel impact pour les participants ?
Participants internes
Les participants dont la boîte aux lettres se trouve dans la même organisation Exchange Online n’ont pas besoin de répondre à nouveau à l’invitation.
Leurs calendriers sont mis à jour silencieusement avec les informations du nouvel organisateur.
Les propriétés locales qu’ils ont personnalisées, comme le rappel, la catégorie ou l’état de disponibilité, sont conservées.
Participants externes ou hébergés en local
Le comportement est différent pour les participants externes ou ceux disposant d’une boîte aux lettres hébergée en local dans un environnement hybride.
Ils reçoivent :
- un message de l’ancien organisateur mettant fin à la série ;
- une nouvelle invitation envoyée par le nouvel organisateur.
Ils devront donc répondre à nouveau à l’invitation.
À anticiper :
Pour une réunion impliquant de nombreux invités externes, une communication préalable reste recommandée afin d’éviter toute confusion.
Dans quels cas utiliser cette cmdlet ?
Départ d’un collaborateur
Transférer les réunions récurrentes avant la suppression de son compte.
Changement de poste
Confier les réunions à la personne qui reprend les responsabilités.
Changement de chef de projet
Transférer les comités et réunions de suivi sans reconstruire leur récurrence.
Réorganisation interne
Réaffecter les réunions à une nouvelle équipe ou à un nouveau responsable.
Les limites à connaître
- la cmdlet est disponible uniquement dans Exchange Online ;
- le nouvel organisateur doit appartenir à la même organisation Exchange Online ;
- seules les réunions du calendrier par défaut de l’utilisateur peuvent être transférées ;
- les réunions stockées dans une boîte partagée ou une boîte de groupe ne peuvent pas être transférées avec cette méthode ;
- les anciennes occurrences restent rattachées à l’organisateur initial ;
- une portion déjà transférée ne peut pas être transférée une seconde fois depuis le calendrier d’origine ;
- la fonctionnalité peut ne pas encore être activée dans tous les tenants.
Si la cmdlet n’est pas encore disponible dans votre environnement, PowerShell retourne notamment le message :
Transfer meeting action is disabledMon avis
Ce n’est probablement pas la fonctionnalité Microsoft 365 la plus impressionnante de l’année.
En revanche, c’est exactement le genre d’amélioration que j’apprécie : une petite nouveauté qui répond à un problème concret rencontré depuis des années par les administrateurs.
Lors du départ d’un collaborateur, il devient enfin possible de transférer proprement ses réunions et ses séries récurrentes sans reconstruire manuellement toute la partie calendrier.
Il faut néanmoins rester prudent avec le message « même lien Teams conservé ».
Le transfert de l’événement Exchange Online fonctionne, mais la réunion Teams associée peut nécessiter une mise à jour afin que le nouvel organisateur puisse réellement la gérer.
La nouveauté reste donc utile, mais elle ne supprime pas complètement les vérifications à effectuer avant le départ d’un collaborateur.
Et vous ?
Aviez-vous déjà rencontré ce problème lors du départ d’un organisateur de réunions récurrentes ?
